Quarrata ha avviato un progetto di trasformazione dell’archivio municipale che ha già portato alla digitalizzazione di circa 70mila pratiche. L’iniziativa, presentata alla Limonaia di Villa La Magia durante il convegno dedicato al passaggio dal cartaceo al fascicolo digitale, punta a mettere in sicurezza il patrimonio documentale e a ridurre i tempi necessari per accedere agli atti.
Il piano è stato elaborato anche in risposta ai danni provocati dall’alluvione del novembre 2023 all’archivio cartaceo. La documentazione riguarda pratiche edilizie, urbanistiche, commerciali e procedimenti collegati al Suap, finora conservati in larga parte su carta. Il progetto, approvato dalla giunta comunale nell’aprile 2024, prevede un investimento complessivo di circa 1,6 milioni di euro, finanziato dal Comune, ai quali si aggiungono 40mila euro messi a disposizione dalla Regione Toscana.
Il patrimonio da convertire
L’intervento operativo è stato affidato tramite gara pubblica a Mediatica Doc, incaricata della digitalizzazione, della metadatazione, della georeferenziazione e della custodia degli atti. Il patrimonio interessato supera complessivamente un chilometro lineare di documentazione e comprende 71.500 pratiche: oltre 58.900 devono essere convertite dal formato cartaceo, mentre più di 12.500 sono già native digitali e devono essere integrate e completate.
Un elemento centrale del progetto è la certificazione del processo, pensata per garantire la corrispondenza tra l’originale e la copia digitale. In questo modo, secondo quanto illustrato durante l’incontro, si punta ad assicurare affidabilità, integrità e piena fruibilità dei fascicoli, oltre a una conservazione più efficace nel tempo.
Tempi più brevi per gli utenti
La disponibilità degli atti in formato digitale dovrebbe consentire di dimezzare i tempi di attesa per cittadini e professionisti, rendendo più rapide le attività istruttorie e la ricerca delle informazioni. Le banche dati potranno inoltre essere consultate e analizzate con maggiore facilità dagli uffici, migliorando la gestione delle pratiche e l’accessibilità del patrimonio dell’ente.
Al convegno hanno partecipato il presidente della Regione Toscana Eugenio Giani, il vicesindaco Patrizio Mearelli, il presidente della Provincia di Pistoia Luca Marmo, Riccardo Trallori per Anci Toscana e rappresentanti dei Comuni di Quarrata e Scandicci, della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana e di Mediatica Doc. I relatori hanno indicato l’esperienza quarratina come un possibile modello per altre amministrazioni alle prese con la conservazione e la valorizzazione dei propri archivi.
